Doküman Kütüphanesi

Ne işe yarar?

Doküman Kütüphanesi, şirket içinde kullanılan dosyaları ortak bir alanda saklamak, düzenlemek ve erişilebilir tutmak için kullanılır.

Hangi durumda kullanılır? Teklif eki, sözleşme, form veya ekip tarafından tekrar kullanılacak bir belgeyi kişisel bilgisayarlarda dağınık bırakmak istemediğinizde bu alana ekleyin.

Ne kazandırır? Dosyaların tek merkezden bulunmasını kolaylaştırır ve ekip üyelerinin güncel belgeye ulaşma süresini kısaltır.

Başlamadan önce

• Bu ekran için tanımlanan erişim kapsamı: Dosyalar modülüne erişimi olan kullanıcılar.
• İşlem bağlantılı kayıt gerektiriyorsa önce şu alanlardaki verilerin hazır olduğundan emin olun: Süreç Akışları, Destek ekleri, Satın alma e-postaları.
• Kaydetme veya durum değiştirme öncesinde ekrandaki zorunlu alan ve uyarıları kontrol edin.

Ekranda karşılaşacağınız temel alanlar

Nasıl kullanılır?

1. Doküman Kütüphanesi’ni açın.
2. Dosya yükleme işlemini başlatın.
3. Dosyayı ve mevcut klasör/etiket bilgilerini seçin.
4. Yükleme sonrası listede dosyayı bulun.
5. Dosya detay veya işlem menüsünden ad/konum gibi desteklenen bilgileri güncelleyin.
6. İndirme işlemiyle dosyanın açıldığını doğrulayın.
7. Gereksiz dosyayı silmeden önce bağlantılı süreçlerde kullanılıp kullanılmadığını kontrol edin.

İşlem sonrası kontrol

• Son uygulama adımını doğrulayın: Gereksiz dosyayı silmeden önce bağlantılı süreçlerde kullanılıp kullanılmadığını kontrol edin.
• Ekranda hata veya eksik alan uyarısı kalmadığını kontrol edin.
• İşlemin etkisini bağlantılı modüllerde de kontrol edin: Süreç Akışları, Destek ekleri, Satın alma e-postaları.
• Kayıt durumu, toplam, bakiye, stok veya yetki gibi kritik sonuçları yalnızca ekranda göründüğü için varsaymayın; ilgili detay kaydını açarak doğrulayın.

Bağlantılı modüller

Dikkat edilmesi gerekenler

İlgili kılavuzlar